Recherche un/une Secrétaire-standardiste

Mission

Sous l’autorité du Secrétaire général de l’institut, le/la secrétaire-standardiste est chargé(e) de l’accueil, physique et téléphonique, du public.

Il/elle réceptionne, oriente et renseigne les visiteurs ou les correspondants téléphoniques de l’institut et répond aux demandes d’information relatives aux activités de l’établissement (heures d'ouvertures, dates des inscriptions aux cours, adresse du site Internet, programmation culturelle…).

Il/elle assure les liaisons téléphoniques internes de l’Institut et met régulièrement à jour le fichier de contacts.

Il/Elle assiste le Service des cours au moment des sessions d’inscription (appels téléphoniques aux pré-inscrits, réponse à des e-mails de pré-inscriptions aux cours…)

Par ailleurs, il/elle assure la distribution, la collecte, l’enregistrement et l’expédition des courriers. Il/elle peut effectuer, en fonction des besoins, un travail de traduction, de dactylographie, de mise en forme de documents divers (lettres, compte-rendu, rapports, annulations, réservations) et de reprographie.

Niveau d’études : baccalauréat au minimum

Qualités et compétences requises:

• assiduité et ponctualité ;
• qualités relationnelles et de présentation essentielles ;
• facultés organisationnelles ;
• goût pour l’accueil du public et les tâches administratives ;
• rigueur dans le travail ;
• utilisation performante des outils bureautiques et informatiques et du téléphone.

Langues de travail : français, ukrainien, russe. Anglais apprécié.

Conditions d’emploi : contrat à durée déterminée d’un an. Renouvelable en contrat à durée indéterminée.

Horaire : du lundi au vendredi, de 9h30 à 18h30 (pause déjeuner de 13h00 à 14h00)

Envoyer copie du CV et lettre de motivation avant le 20 mars 2019 à : celine.metel@ifu.kiev.ua et v.tomenchuk@ifu.kiev.ua