Un(e) Assistant(e) de l’attaché de coopération scientifique et universitaire

L’INSTITUT FRANÇAIS D’UKRAINE RECRUTE

Un(e) Assistant(e) de l’attaché de coopération scientifique et universitaire

Descriptif du poste :

Poste localisé à l’Institut Français d’Ukraine (IFU), 84 rue Gonchara, Kiev.

Domaine d’activité : gestion administrative et budgétaire.

Poste à pourvoir le 1^er septembre 2017

Contrat à durée déterminée (remplacement d’un congé maternité)

Activités principales :

Sous la responsabilité de l’Attaché de coopération scientifique et universitaire, il/elle assure :

• La gestion et le suivi de la mobilité des étudiants :
  • mobilité spontanée :
    • Aspects administratifs (contrôle des fiches pré-consulaires et suivi des dossiers d’inscription en première année de licence (dossier DAP))
    • Aspects scientifiques (organisation des missions des scientifiques français en Ukraine, appui à l’organisation des manifestations scientifiques franco-ukrainiennnes)
    • Aspects universitaires (liens avec les établissements d’accueil, contact Campus France)
    • Aspects consulaires et péri-consulaires (suivi des visas)
  • mobilité boursière:
    • Information et promotion sur les dispositifs boursiers français
    • Organisation et suivi des campagnes boursières (recueil et validation des dossiers, organisation des procédures de recrutement, envoi des dossiers aux évaluateurs, organisation des sessions d’entretiens, collecte et diffusion des résultats)
    • Mise en œuvre et suivi de la mobilité boursière
  • mobilité institutionnelle :
    • Suivi des dossiers de demande de visa : Erasmus et autres dossiers
    • Suivi des partenariats institutionnels (mise à jour des conventions, accompagnement des étudiants)
    • Gestion et suivi des budgets de mobilité institutionnelle
    • Accompagnement de la mobilité enseignante (vérification des déplacements, dossiers administratifs : visas…), vérification de la mise en œuvre des conventions, réservations d’hôtel

• La programmation et le suivi budgétaire :
  • Définition du budget prévisionnel en début d’exercice
  • Programmation du budget boursier
  • saisie et actualisation

• L’animation et le suivi du réseau des anciens étudiants et boursiers

• Le suivi des coopérations scientifiques franco-ukrainiennes et en particulier la promotion des financements de projets conjoints de recherche : PHC Dnipro, H2020,...

• Le service ne disposant pas de secrétariat, le coordinateur est amené à assurer des fonctions de secrétariat (accueil, téléphone, renseignements, traduction, interprétariat...)

Partenaires institutionnels :

Universités françaises et ukrainiennes ; ambassade de France en Ukraine et services consulaires ; Campus France ; Ministère français des Affaires étrangères.

Profil du candidat :

Connaissances et savoir-faire :

• Connaissances:

• Excellente maîtrise de la langue française (orale et écrite)
• Bonne maîtrise de l’anglais (souhaitable)
• Maîtrise des outils de communication modernes (mail, mailing, mise à jour des sites Web, CMS)
• Maîtrise des outils informatiques de gestion comptable et budgétaire (connaissance d’un logiciel de gestion comptable) ; prise en charge des outils spécifiques du Département (PRISME)
• Maîtrise des outils bureautiques avancés (Excel, Access…)
• Connaissance des systèmes d’information : maîtrise et utilisation d’une base de données relationnelle ; maîtrise des bases de données opérationnelles
• Maîtrise des outils de planification (calendrier de la campagne boursière)

• Savoir-faire :

• Savoir s’organiser et anticiper dans un contexte de tâches multiples et variées à accomplir
• Être capable de hiérarchiser les priorités
• Savoir analyser et diagnostiquer une demande de mobilité étudiante

Qualités personnelles :

• Avoir le sens des relations humaines
• Savoir communiquer et s’exprimer oralement et par écrit, notamment dans une langue et un environnement étrangers
• Intérêt pour le système universitaire français, pour la France et pour l’enseignement supérieur français
• Faire preuve de rigueur et de sens de l’organisation
• Faire preuve de réactivité et de discrétion professionnelle

Equipe de travail :

Au sein de l’IFU, l’équipe se compose de 3 personnes :

• L’Attaché de coopération scientifique et universitaire
• le coordinateur des bourses
• le correspondant Campus France

Personnes à contacter :

Sylvain RIGOLLET, Attaché de coopération scientifique et universitaire sylvain.rigollet@ifu.kiev.ua et oksana.lando@ifu.kiev.ua

Et  copie à :

pascal.sliwanski@diplomatie.gouv.fr

matthieu.ardin@ifu.kiev.ua

muriel.manou@ifu.kiev.ua

Les candidatures (lettre de motivation en français accompagnée d’un CV) doivent être adressées par voie électronique au plus tard le 10 juillet 2017. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et convoqués à un entretien qui aura lieu le 14 juillet 2017.